項目管理的啟動與要點

項目是公司生活的有機組成部分。簡單的項目可能不需要規劃，所有的關鍵信息都存在你的腦海里就可以;相反，一個復雜的項目可能需要特殊的項目軟件，同時需要團隊進程和時間表以便跟蹤。它可能是高科技含量的，也可能根本就不含任何技術。

“項目”是一個可大可小的詞，它可能是一項相當簡單的活動，比如為辦公樓所有的接待員配上新的個人電腦，也可能是一項很復雜的冒險活動，例如開發系統軟件或進行系統升級，或者是一項有意義的龐大任務，如全公司采用ERP一個項目可能只有一個員工或者由來自不同公司的幾十人組成的團隊。

作為一位IT經理，你的生活很可能被項目包圍雖然項目管理是一門復雜規范的管理科學(盡管有時它像一門藝術而不是科學)，但你不需要所有的復雜的和規范的程序來運行一個成功的項目。下面的三個規律也許沒有道理可講，但是它們常常被證明是正確的：①沒有一個重要項目是按時、在預算內或者由啟動者來完成的。②項目在完成95%之前進展迅速，之后毫無進展。③當事事進展順利時，將會有問題出現。

根據這三個不是規律的規律，我們可以得出這樣兩個推論。推論一：當事情不能再糟糕時，將有轉機。推論二：當事情順利時，是因為你忽視了某些問題。項目管理的要點，項目管理(PM)成為一項正式學科并在今天的公司生活中廣泛存在。1、一個項目有5個要點需要你回答：目標、項目團隊的成員、時間、花費和公司里誰將支持它。2、項目的大小和范圍有很大的不同，并且它們可能在人們毫無知覺的情況下啟動，可能沒有正式的要求，沒有特定的預算，只有大概的完成日期。另一方面，要求、預算、完成日期可能是完全確定的。3、作為一位項目經理最重要的任務是詳細說明一個清楚的項目目標(或一系列目標)。在首先確認目標之前不要做任何事，讓團隊成員和項目贊助者一致同意項目的目標，并把它寫下來。4、然后，為你的項目爭取幫助和贊助，你不能獨自一人做項目，你需要其他人的幫忙，可能是公司其他部門的人。5、在詳細說明你的目標之后，你還需要詳細解釋達到目標需要的步驟，這些步驟被稱為里程碑。

根據這些要點，你有5個關鍵問題需要得到答案：①項目的目標是什么?②誰將是幫助我完成這個目標的項目團隊成員?③項目需要花多長時間完成?④項目將要花多少錢?⑤其他還有誰會支持這個項目?想清這些問題后，就可以進入啟動項目階段了。

1、如何啟動一個典型項目。最初項目可能缺乏細節，沒有花費、時間進度或所需資源的架構。事實上，當這些問題數字化時，項目已經被扼殺了，因為它花的時間太長了，要用太多的錢，或者需要很多員工。而一旦你有一個項目需要管理，不管你自己做或給別人來做，你的工作是好好管理它。顯然，不同規模的項目不能使用同樣的方法管理。在這里，我們假定我們有一個10人左右的項目團隊，項目將需要4～5個月時間。首先我們需要明確定義項目目標，因為這樣我們可以把目標作為成果，它將標志著我們的項目已經成功完成。項目的目標必須具有以下幾個重要特征：明確定義、項目相關重要人員一致同意(這個團隊可以包括那些不直接參與項目的人)、記錄下來。除了所考慮的其他問題，我們首先應當確定目標，讓它一致通過，并記錄在案。

認真把你的項目目標與公司總體目標相比較。最好不要把你的部門或你自己看成一個孤島，而要把它看成組織的有機組成部分，使你的項目目標服從公司的總體目標。如果你的公司是汽車零配件商，你正要為公司安裝一套新的電話升級系統，公司里的許多人會想，他們為什么必須幫助你，這項活動如何幫助他們。你需要明確答復這些問題。

在明確定義項目目標的同時，你需要認真考慮項目的正式贊助人。可能你的老板布置給你這個項目，你一定要清楚地告訴他你很快就需要他的幫助。如果你自己創建這個項目，在清楚地勾勒出它的目標后，要清楚地計算出你將從公司的其他人那里能得到多少幫助。你的項目可能正是公司總裁或其他高級管理人員的得意項目，如果是這樣的話，這樣的贊助和支持能極大地幫助你消除障礙。

2、項目里程碑的重要性。當確定了項目目標后，下一步就是確定項目的里程碑了。我們要清楚地了解達到目標需要做哪些事，需要將目標分解成一個個里程碑。這里不需要分得太細，但是應該將項目分解，以便于思考我們的項目團隊需要什么人，并且可能開始擬訂一些遠景規劃，包括時間進度、花費和其他資源。假如項目的目標是在公司的所有電腦上安裝升級的微軟Word軟件，而你在一個400人的公司工作，你需要認真計劃如何以及何時來完成這項任務。盡管部門以外的某些人認為這是一項簡單的任務，但任何有IT經驗的人都知道像這樣的一個升級項目要花很多時間和精力。你不僅要協調公司范圍內的Word的升級，你還要對給一個服務器安裝新的操作系統進行監督，還參與購買全公司的電話系統，并為跨部門組合的團隊評估公司新的醫療福利體系。同時你工作的各個項目的每一位成員也都在為其他更多的項目工作。

深入理解項目這個概念，因為你和你的團隊成員完全可能同時卷入幾個項目，每一個規模都不同，每一個都在其周期的不同點，并且每一個都在爭資源，包括你的時間。在你確定里程碑時，你也應當指出項目的風險，畢竟有一些事情可能會阻礙一個項目的成功，對于這些，你盡量預見到一些未知的風險。