多項目并行管理的關鍵-項目管理軟件

隨著信息化對業務支撐作用的日益凸顯，信息系統與通信網絡必將成為企業戰略執行與運營管控的重要武器，企業的IT投資將逐年增長，信息化建設項目數量持續增多。我國的企業IT部門將更多地面對多個項目并行的情況。單個IT項目管理難，多個項目并行管理更難。這一方面將使得企業信息化水平大幅度提升，另一方面也將給企業的IT部門帶來巨大的項目管理壓力。

IT部門要從組織、流程、制度、考核以及工具五個方面開展體系化的改進、優化，從而使得各類并行的IT項目在組織完善、制度健全、流程優化、考核有度、系統高效的環境中穩步推進。企業的IT部門在對并行的多個項目進行管理時，要從組織、流程、制度、考核和工具五個方面開展體系化的改進、優化，從而使得各類IT項目在組織完善、制度健全、流程優化、考核有度、系統高效的環境中穩步推進。其中，關鍵是抓好以下三個抓手。

1、構建矩陣型組織架構。

構建矩陣型組織架構，明確項目內部職責與項目間責任關系，是高效項目管理的根基。有調查顯示，很多企業的IT部門在進行多項目并行管理時，經常采取設置虛擬項目管理辦公室(PMO)的方法，根據項目性質不同，將IT部門人員分配到多個項目組，并指派具體項目負責人。采用這種方法，僅僅能解決項目分工責任制的問題，卻忽視了各項目間密切的關聯關系。比如說，網絡擴容項目中的技術需求(如各系統帶寬容量、網絡承載用戶數等)可能來自ERP、OA系統等建設項目，信息安全項目中的RTO、RPO指標也要依據軟件系統項目要求而定。因此，IT部門應該建立矩陣型的項目組織架構，在落實各項目負責人的基礎上，進一步明確項目間的關聯關系。

矩陣式項目組織架構的建設，最重要的是明確各項目組的工作職責與項目組間的責任。為防止“責任真空”的出現，在組織職責定義中，一方面要明確內部責任分工與各崗位工作內容，另一方面要定義外部職責，即為保證其他項目正常開展而要做好的工作。比如說，ERP項目組不但要明確籌建工作任務分工、實施進度監控責任要求等具體內部職責，還要定義對網絡項目、安全項目外部支持工作責任內容(如進一步明確編制網絡技術指標需求書、提出安全防御要求建議等工作責任)。

2、制定制度體系和項目流程。

要以制度、流程、考核為重要抓手，實現項目管理合規、可控。在健全的項目組織架構下，能夠驅動項目規范執行的是嚴明的制度體系與高效的項目流程。企業IT部門在進行大規模信息化項目建設之初就應該建立完善的項目管理制度與技術標準，進而規范未來項目的有序開展。大量案例表明，企業在缺乏技術標準情況下匆匆上馬項目，極易造成系統開發技術復雜化，信息孤島，以及IT投資重復等問題發生，給后期的IT運維工作帶來無盡的苦難。同樣，如果沒有嚴明的制度、流程作為約束，IT項目往往會出現工作無序、檢查無規、進度失控等問題，嚴重影響項目最終質量。

項目績效考核是量度項目制度與流程執行效果的最好方法。IT部門可以通過建立科學、合理的考核指標體系，對項目工作進行量化評價，同時在考核中檢查并發現潛在的問題。因此，如何構建科學的考核體系是企業IT部門項目管理中重點工作之一。

IT項目制度標準應包含技術標準規范(包括系統技術應用標準規范、系統數據管理標準規范和系統安全標準規范)、項目建設制度(項目需求管理制度、項目計劃進度管理制度、項目技術方案審查管理和項目驗收管理制度)，以及基礎管理制度(包括系統IT資產管理制度、項目物資采購管理制度、項目資金管理制度、項目人員管理制度、項目信息保密管理制度、項目工作審批管理制度、項目資料管理制度和項目考核管理制度)。

海航實業集團在這方面的經驗非常值得借鑒。海航實業集團開展IT項目優化過程中，為企業IT部門建立四級考核標準體系，依次分別是企業信息化整體水平評價考核、IT部門組織績效考核、IT項目工作績效考核、IT崗位人員績效考核，并將考核與制度、流程與組織崗位有效關聯，最大程度地發揮考核工具作為量度尺的作用。比如說，在項目管理制度實施條目中明確工作考核內容，約束制度執行內容;在流程規范中設定可量化的考核控制點(KGI)，實現流程過程可控;在組織崗位職責中明確考核要求，為組織和崗位人員工作質量評價提供衡量依據。

3、建設IT項目管理系統。

IT項目管理體系優化工作是企業IT部門重要的基礎性工作，將為“十二五”期間各類IT項目的高效執行奠定基礎保障，同時優化項目管理體系。IT項目管理系統可以固化制度、流程及考核要求，真正實現管理落地。IT項目管理系統是固化項目管理制度與流程規范的重要方式，可為項目各方提供一整套規范、高效的電子化工作平臺。IT項目管理系統的應用可以實現各項目組的工作協同。如果沒有有效的IT系統作為支持，項目各方僅靠電話、郵件等傳統方式進行業務溝通，可能經常出現任務執行延遲，甚至甲方任務派發后無反饋等給項目帶來不利影響的情況。

IT部門則可以通過系統及時、動態掌握各項目的進度和狀態，同時還可以利用系統收集和整理各個項目的管理信息，為階段工作檢查與績效考核提供詳實、準確的參考數據支撐。IT項目管理系統可以建立起一個以工單流轉為核心的協同運營機制，使得IT部門的各類項目任務、要求以工單形式在總包方、開發方、監理方、集成方之間有序流轉，實現項目任務的及時派發、及時處理、及時反饋。