溝通從細節做起-項目管理軟件
發布時間：2022/11/4 9:28:00
很多管理者都認為溝通是一件非常簡單的事情，甚至沒有人承認自己不會溝通。但是，在一個企業里，各級管理人員要想把溝通做到位，并沒有想象的那么簡單，只是大多數人意識不到溝通的復雜性而已。我在惠普工作了15年，在經歷了無數次的培訓之后，在經過了多任上司的調教之后，才算弄明白了溝通到底是什么。比如，很多公司都經常出現這樣的問題：上司把任務交代給部下，部下說知道了，沒問題。可是在執行環節出現了偏差，上司認為部下沒有按照自己說的去做，而部下認為自己當初的理解就是這樣，肯定是上司沒說清楚，結果是互相埋怨，推卸責任，甚至產生矛盾。
為什么會這樣？因為人的本性就是按照自己的理解去做事，如果雙方在事先沒有花時間詳細地溝通，就很容易出問題。記得小時候看電影的時候，有這樣一個場景：在海上航行時，船長發指令說：左滿舵，輪機手會回答：滿舵左，后者并不是重復上司的指令，而是從另外一個角度去表達自己的理解。盡管那時候我們都不明白為什么，但是現在想來就很簡單了——這是一種有效的溝通方式。很多人理解的溝通就是告訴別人一件事，發個郵件，打個電話，留個言或者發個短信，這就算是溝通了。其實真正的溝通要復雜得多。那么真正意義上的溝通意味著什么呢？
第一，要確定告訴別人的是什么信息，比如一件事；
第二，要確認對方是否收到了信息，即對方要做一個回應；
第三，就是對方理解了嗎，清楚了嗎？需要對方給出一個明確的理解信息，最好是讓對方把理解的意思用不同的方式反饋回來，這樣才知道對方是否確實理解了自己的意思；
第四，對方在理解了信息之后，是否認同，是否接受這個信息(比如一項工作任務)，如果接受的話，需要給出一個承諾，比如什么時間完成，讓工作進展有一個相對的可控性；
第五，在接近任務完成日期的時候提醒對方，讓對方知道完成任務的時間快到了；
第六，在完成日期那一天不管對方是否完成了任務，都要給相關人員一個匯報總結，既包括對方當事人，也包括自己的上司，對方的上司以及其他人員。
如果對方圓滿地完成了任務，通常要向對方表示感謝。如果對方沒有按時按要求完成任務，那就要把這件事情告訴自己的上司和對方的上司，把事情的原委寫清楚，接下來如何做需要一個建議。這就是我所理解的溝通過程。所以說，溝通一定是雙向的，如同是握手關系，需要雙方共同努力。在惠普，大家對溝通都非常重視，以避免不必要的誤會和麻煩，這些在很多細節上都能體現出來。比如，我們去國外某個地方開會，會議組織者在會前一周左右會給每個參會人員發一份地圖和行車指南，上面對坐什么車、如何乘車、費用多少，沿途有什么標志等，都寫得很具體；如果是自己開車，從哪條公路轉到哪條公路都一一列舉出來，然后把這個地圖和行車指南用電子郵件發給每個人。
之所以這樣做，是基于這樣一個前提，那就是：假定所有人都是第一次到這個地方來的陌生人，所以盡量詳細，即使有些人知道地址也同樣對待，這是一種很簡單的人性化的溝通方式。但是很多企業和機構，很少站在對方的立場上去考慮問題，地圖是給知道路的人設計的，不知道路的人拿著地圖也找不到，因為到目前為止我在國內沒有見到過任何一份詳細的地圖，能把所有的道路都標示出來，都是一些“大概齊”式的地圖。
在惠普工作那么多年，我已經習慣了這種溝通方式。所以，如果我請客人去家里做客，事先都會給他們一張地圖，告訴大家有幾條路可以去我們家，每一段路從哪兒走，哪兒拐彎，旁邊有什么參照物，每一段路大概有多遠等等，看著這張地圖，大家就很容易找到。這都是常年形成的習慣，也是終生受益的好習慣。溝通是一個閉環，涉及到很多步驟，不像人們想象的那么簡單，必須有來有往，形成互動，類似于“握手關系”。