項目管理中溝通管理探討-項目管理軟件
發布時間：2022/8/26 9:33:00
1、有效溝通需要的基本條件。
根據溝通模型,任何一個要素都可以影響溝通的有效性。但是,有效的溝通主要取決于發送者和接受者對溝通的態度和環境。1)具有明確的溝通動機和期望。溝通動機不明確或沒有溝通的期望,人們也就無法做到有效溝通。2)相互之間文化背景的了解。工程項目各相方的人員在進行信息交流時,最好具有共同的文化背景,不同文化背景的人之間交流,要努力了解對方的文化背景差異并盡力適應對方,否則就無法進行有效的溝通。3)搭建溝通的平臺,能夠及時傳遞和交換信息,確立協商機制。
2、項目管理中溝通體系的建立。
一個比較完善的溝通管理體系應該包括溝通計劃的編制、信息分發、績效報告和管理收尾幾方面的內容。1)溝通計劃決定項目干系人的信息溝通,即誰需要什么信息,什么時候需要,怎樣獲得;2)信息發布使需要的信息及時發送給項目干系人;3)績效報告搜集和傳播執行信息,包括狀況報告、進度報告和預測;4)項目在達到目標或因故終止后,需要進行收尾,管理收尾包含項目結果文檔的形成,報告項目記錄收集和對項目的效果(成功或教訓)進行的分析,以及這些信息的存檔(備用)。
3、溝通管理在項目管理中的應用。
(1)識別項目的參與者。做為工程項目的管理單位,在項目開始之前,需要根據經驗,識別出本項的主要參與者。(2)對項目所處的階段和任務進行劃分。明確每個階段需要解決的問題和要獲得的成果。 (3)根據上面的劃分,確定溝通的方式、對象、頻率、獲得的成果等編制溝通計劃表。例如,針對日常溝通:同樣,針對工程項目的階段(里程碑計劃),也可制訂類似的溝通計劃表,限于篇幅限制,不一一列出。(4)執行溝通計劃表,同時進行動態調整和跟蹤。(5)生成計劃的有關報告。
①執行情況報告涉及執行情況的收集和發布,以便向項目相關人提供有關資源在如何完成項目目標的信息。該過程應包括:狀態報告-描述項目目前所處位置。進度報告-描述項目隊伍的成績。預測-預測項目未來的狀況和進度。執行情況報告一般應提供關于范圍、進度計劃、成本和質量的信息。許多項目還要求關于風險和采購的信息。執行情況報告的方法和技術:執行情況審查。執行情況審查是評價項目狀況或進度的會議。執行情況審查通常與以下描述的一種或多種執行情況報告技術一起使用。②偏差分析。偏差分析涉及將實際項目結果和計劃的或預期的結果進行對比。雖然最常進行的分析是成本和進度的偏差,但在范圍、質量和風險分析領域與計劃的偏差分析通常是同樣甚至更為重要。③趨勢分析。趨勢分析涉及隨時檢查項目執行結果以確定執行情況是在改善還是在惡化。
(6)其他需要明確和注意的問題執行溝通計劃的前提是項目管理組織有合適的組織形式,明確的人員分工和崗位職責,否則一切都無從談起。文件的收發登記、項目相關人員的聯系方式的及時變化跟蹤、會議的記錄等都是溝通計劃的有效部分。項目管理的全部要素,都可以包含在溝通計劃中。明確有誰、在何時同誰溝通、通過什么方式獲得何種結果。制訂溝通計劃,要注意階段劃分。界面不可重復也不能遺漏。
一個目標明確易于操作的績效考核標準,有助于推動溝通計劃的執行。同其他計劃一樣,溝通計劃也需要按照“P-D-C-A”循環進行動態管理。