7種適合項目經理在匯報中使用的數字技巧-項目管理軟件
發布時間：2022/8/17 9:33:00
“項目好不好，七分靠做，三分靠說。”就像蘋果項目發布會上的喬布斯，特斯拉項目發布會上的馬斯克，每一個成功項目背后都有一個匯報時能侃侃而談的項目經理。項目經理做項目匯報工作時，相較于用“事例”說話，用“數據”說話給人的感覺更加準確，也更具有說服力。怎樣才能把那些枯燥、無聊、煩瑣的統計數據準確地傳遞給匯報聽眾呢?這就需要我們在匯報工作時使用一些數字使用技巧，從而讓數據變得更加生動有趣。
1.要讓數據看起來真實可信。在匯報中使用數據，首先要讓數據看起來真實可信，采用用戶能夠輕易佐證的數據，可以讓匯報中的數據更加真實可信。比如，“公司財務人員每周都要花費10小時來整理報表”“銷售人員每天要打40個以上的電話，平均通話時間不到5分鐘”等，這些可以讓聽眾簡單驗證的數據，可加強聽眾對項目匯報成果的信任度。
2.用簡單易懂的形式呈現數據。匯報工作時要讓數據簡單易懂，不要直接說“項目上線后會自動處理多少條數據，節省了多少操作步驟”這樣的話。可以換一種說法，“項目上線后，每個操作人員每天會少做3張報表，因為系統會自動生成”，項目的作用在哪里，聽眾一下子就能感受到。
3.數據要學會取整。聽眾對整數更容易理解和記憶，比起“項目上線后，已經有968625名用戶使用”這樣的話，采用“項目上線后，將近有100萬用戶”會讓聽眾更容易理解并記住。
4.間歇性地使用數據。聽眾無法一次性接受太多的數據，少量的數據使用會增加說服力，但過多地使用數據很容易讓聽眾產生厭煩。在匯報工作時，每個要點可以采用少量數據進行強化，切記不可堆疊。舉個簡單的例子，在某款手機的發布會上，項目經理在介紹手機參數時會這么使用數據：a.手機的CPU頻率達到了3.0Ghz;b.手機的攝像頭高達1億像素;c.手機的電池容量4500mAh。項目經理在介紹項目時不要為了使用數據而去盲目地堆砌數據，間歇性地使用數據，讓數據為項目服務，可突出重點。
5.使用恰當的數據類型。蘋果產品發布會上，項目負責人在介紹新產品有哪些升級時，會采用不同類型的數據進行比較。比如，在介紹手機性能時，會用“提升了23%”這樣的字眼;在介紹手機攝影功能時則會用“提高了2000萬像素”等。在恰當的地方使用恰當的數據類型，能夠強化數據的使用效果。
6.讓數據形象化。項目經理可以試著使用具體的形象來解釋你的數據，可以說“它比一枚硬幣還要薄”，或者“它可以輕松地放進一個文件袋內”，還可以說“它能讓你不間斷看10小時以上的視頻內容”等。用現實生活中可以找到的真實事務或案例，讓你使用的數據更加形象化，也讓聽眾容易理解你給出的數字。
7.將時間提示放在數據之前。在使用數據前，要讓觀眾了解數據的時間框架。例如，在2019年，公司因為產品質量問題付出額外成本750萬元;2020年項目上線之后，公司節約成本500萬元，聽眾結合時間框架，可以了解數據產生的具體意義。一個成功的項目，既要有“做得好”“管得好”，更要有“講得好”。在項目匯報中合理地使用數據，發揮數據的效用，能讓項目經理掌握項目成功的小心機。