如何讓會議更高效？
發布時間：2022/2/15 10:36:00
規模越大的公司，會議越多。職位越高的人大部分工作時間都是在開會中度過，甚至是開會開到沒時間工作。但這并不意味著開會是有價值的。
如果開會不能產生價值，它就沒有意義， 我稱之為“虛假繁忙”。
導讀：很多公司，特別是規模越大的公司，會議越多。職位越高的人大部分工作時間都是在開會中度過，甚至是開會開到沒時間工作。但這并不意味著開會是有價值的，如果開會不能產生價值，它就沒有意義， 我稱之為“虛假繁忙”。本文為大家簡單介紹如何開一個高效的工作會議。
1、會議必須解決問題。
一定要明確，會議不是拿來討論問題的，會議必須拿來解決問題。
如果你有了解決方案，希望大家表達意見可以開，方案確定以后要通知大家也可以開，除此之外不需要開會。開會是達成共識，而不是討論問題，因為開會討論問題不會有結果。
因此，會議必須要有一個很明確的主題，而且所有圍繞這個主題的資料要提前準備，沒有準備的會議就不要開，這是一個非常明確的要求。
如果這個方法論不做好的話，公司的整個效率都會低下。會議的工作方法決定公司兩件事情，一個是效率，一個是品質。工作效率和工作品質就由會議方法論決定，一定不要小看這個會議的方法論。
2、會議由項目負責人主持。
開會誰來做主持人？一般來說解決問題的負責人來做主持人，因為只有他才會想盡辦法讓這個會議有結果。如果不是對這個問題負責的人來主持，他就按流程把會議主持完，但是他絕對不關心會議的結果。這在方法論上是一個極大的錯誤。
很多公司開會很喜歡讓老板來主持，我建議除了戰略會之外，老板都不要主持，因為只有戰略會是老板的責任，其他會都是別人的責任，應該讓別人去做。比如說產品會、經營會，其實都不需要老板主持，就應該是那個主負責人去主持。
3、明確4個時間。
會議的所有時間要約定下來，這包括4個時間：
● 開始和結束的時間。
● 發言的時間。
● 與會者決議達成共識的時間。
● 行動方案確認的時間。
我最怕大家開工作會議就是只出一個決定，這樣遠遠不夠，一定要把行動方案也確定下來，就是做什么不做什么，都要確定下來。
還有一個特別請大家注意的，日常工作中，一個有效的會議最長就是40分鐘。
很多公司最喜歡開的都是幾個小時的會，什么時候開那么長的會議，一個是戰略會議，戰略會議一般會封閉兩三天，另一個就是半年度會議或者是年度會議。除此之外，日常會議都不要超過40分鐘。
為什么要這么短？
兩個原因，第一個原因就是來開會的人基本上都在重要崗位，開得越長，公司的成本越高。第二個原因就是解決問題的會議跟時間長度沒關系，跟前期準備有關系。前期準備得越充分，會議效率就會越高，所以日常會議一定要短。
4、開會的核心是談行動方案。
開會的目的是要解決具體問題。因此，開會的核心主要是談行動方案，不是談觀點，也不是談問題。
我們在管理工作中遇到最大的問題是，大家陷在問題里。如果你仔細觀察，會發現很多公司的會議都是問題導向的——只要有問題，就召開會議，也正因為如此，企業內部的會議非常多，另外，問題層出不窮。
正確的做法是，會議是行動方案導向的，也就是有問題不需要開會，而是明確行動方案才開會。有解決方案希望大家表達意見可以開，方案確定以后要通知大家也可以開，除此之外不需要開會，所有對問題的討論都在會后做。
開會是達成共識，而不是討論問題。因為討論問題的會議往往很難達成共識，同時會耗費時間，需要多人參與，這對解決問題而言，不是最好的解決方式。
要知道，理解和判斷問題應該是回到問題發生地，而不是在會議室。所以會議對于問題而言，不是最好的解決路徑。
5、會議要得出結論。
會議開完了，一定要下結論。如果議而不決，甚至經常無法把會議進行下去，經常跑題，經常爭論并堅持各自的見解，恐怕就無法進行有效的決策了。我建議大家調整成這個樣子：日常會議開完，大家都清楚要做什么，然后就去做了。