項目經理必看——項目管理的方法

項目管理方法是關于如何進行項目管理的方法，是可在大部分項目中應用的方法。
　　在項目管理方法論上主要有：階段化管理、量化管理和優化管理三個方面。
　　1、階段化管理
　　階段化管理指的是從立項之初直到系統運行維護的全過程。根據目前工程項目的特點，我們可將項目管理分為諾干個小的階段。
　　1)市場信息方面可分為：信息采集、信息分析、工程項目立項及項目申請書的編寫。
　　①信息采集：可分為工程項目信息與常規設備與器材的市場信息的采集。這些信息通過業務員或其它通道獲得，一旦獲得后，信息提供者應以書面形式向公司有關部門予以報告。
　　②信息分析：公司在這方面應該設立專門的部門對各種信息進行分類、編輯、管理、核實、分析與論證，在考慮項目時不但要看社會是否需要，而且還要研究目前個人、組織或社會是否有能力投入足夠的資源將其實現，實現之后能否為資源投入者和社會真正帶來利益。通過對項目的可行性研究為信息的確定提供切實可行的依據。并監督業務工作人員的工作效率以及其績效評價。
　　③工程項目立項：根據信息分析部門所提供的分析與認證報告，確定信息的處理方式，并上報公司決策層予以決策。公司決策層通過信息分析部門的信息分析報告結合公司的經營狀況，對信息進行確定是否立項，一旦立項，就要分析會有哪些承約商參加投標，各自的優勢以及他們同客戶的關系。主要考慮的因素包括自身的技術能力、項目風險、資源配置能力及其它因素。同時也可對信息分析部門的工作效率以及其績效評價。
　　④項目申請書：當決定參加投標競爭的時候上，就需要完成一份項目的申請書或稱為投標書，一份完整的申請書一般包括三個部分的內容，即技術、管理、成本三個方面。如果是一份較復雜的申請書，這三部分可能是三個獨立的冊子：
　　•技術部分的目的是讓客戶認識到：承約商對其需求和問題的理解，并且能夠提供風險最低且收益最大的解決方案。
　　•管理部分的目的是使客戶確信，承約商能夠做好項目所提出的工作，并且收到預期的結果。
　　•成本部分的目的是使客戶確信，承約商申請項目所提出的價格是現實的、合理的。
　　這一部分任務將由公司的技術支持部門根據市場信息部門的有關報告完成，同樣也可以通過其工作效率及質量對其進行績效評價。
　　在項目申請書完成的同時，市場信息部門的所有部門都應密切注視該項目的進展情況，及時更新項目的最新狀況，并通報各有關部門特別是技術支持部門，使該部門能根據項目的最新情況調整項目申請書。以增大我們在項目中的競爭能力。
　　2)在合同的簽訂即項目確定之后，項目管理又可劃分為項目準備階段、項目實施階段、竣工驗收階段及系統運行維護階段等。各階段的工作內容的不同，其實施與管理也應各異。
       ①項目準備階段：其項目實施管理方式的確定(即項目組織)，各種資源的配備與落實，以及具體項目實施方案的進一步確定。即根據項目的特點，對項目作業進行分解，確定其階段性成果驗收，以及必要的監督反饋，這樣就能夠很好地解決項目組織與客戶的分歧，增加項目風險的可控性。
　　② 項目實施階段：根據項目實施的具體方案，并以各階段性成果按其技術要求、質量保證進行驗收。這樣，在每個階段完成后，客戶和項目組織負責人都能夠比較清楚地了解項目的進展、完成情況，以及客戶對項目完成部分的滿意程度。同時，也方便對項目組成人員的績效評價。發現問題及時處理與解決。如發現有利于項目管理的方法，應及時通報各部門加以應用，以提高項目管理的整體水平。
　　③ 竣工驗收階段：在完成各階段性成果之后。總體項目基本完成，就應該進行竣工驗收和竣工決算。竣工驗收主要是根據合同所規定的范圍及有關標準對項目進行系統驗收。并對項目實施過程中所產生的各種文檔、技術資料等進行整理與編輯，根據在項目進行過程中的有益經驗和教訓的記錄，編制工程總結報告，并由項目經理發布。證明該項目達到竣工驗收標準，各項指標達到合同要求，并可交付使用。進行最后的項目竣工決算。同時對整個項目實施過程及項目本身進行總體的績效評價。以積累項目管理的經驗。
　　④系統運行維護階段：主要是項目的后續服務，可由專門的部門負責，對于每一次服務都有要公司的派遣與使用方的確認，以確定其服務績效評價。
　　2、量化管理
　　量化管理也很重要，在公司的運作方面，應盡可能的進行數量化，做到責任清楚。在項目實施過程中，時常會碰到這種問題，客戶對前一階段內的工作成果認為符合要求;另一階段內的成果就不對或存在嚴重的問題;再就是雖然存在問題通過改進后還能使用等等。那么這其中的問題出在那里，責任該由誰負，責任又有多大呢，為此必須把各種目標、投入、成果等分類量化，比如：用明確的模塊或子系統表達客戶的需求，精確計算到每階段所需的人工、物力、財力等等。把各種量化指標存入數據庫，就能夠輕而易舉地解決上述的問題了。每個階段都有清晰的量化管理，也非常有利于整個項目進程的推進。
　　3、優化管理
　　優化管理就是分析項目每部分所蘊涵的知識、經驗和教訓，更好地發揚項目進程中的經驗，吸取教訓，在全公司傳播有益的知識。再如前面例子，前一階段的工作，由于管理得好，工作能順利完成并符合要求，就應該使這一階段內的管理經驗和知識更好地發揮成效。后面部分的工作為什么不成功?是客戶的需求沒提清楚;是理解的錯誤;還是設計的問題。通過這些分析后，有利于進一步優化項目管理。
　　項目管理方法和項目實施方法的關系
　　在一個項目的執行過程中還同時需要兩種方法：項目管理方法和項目實施方法。
　　項目實施方法指的是在項目實施中為完成確定的目標如某個應用軟件的開發而采用的技術方法。項目實施方法所能適用的項目范圍會更窄些，通常只能適用于某一類具有共同屬性的項目。而在有的企業里，常常把項目管理方法和項目實施方法結合在一起，因為他們做的項目基本是屬于同一種類型的。
　　實際上，只要愿意，做任何一件事情，我們都可以找到相應的方法，項目實施也是一樣。以IT行業的各種項目為例，常見的IT項目按照其屬性可以分成系統集成、應用軟件開發和應用軟件客戶化等，當然，也可以把系統集成和應用軟件開發再分解成一些具備不同特性的項目。系統集成和應用軟件開發的方法很顯然是不一樣的，比如說：系統集成的生命周期可能會分解為了解需求、確定系統組成、簽訂合同、購買設備、準備環境、安裝設備、調試設備、驗收等階段;而應用軟件的開發可能會因為采用的方法不同而分解成不同的階段，比如說采用傳統開發方法、原型法和增量法就有所區別，傳統的應用軟件開發的生命周期可能分解成：了解需求、分析需求、設計、編碼、測試、發布等階段。
　　至于項目管理，可以分成三個階段：起始階段，執行階段和結束階段。其中，起始階段是為整個項目準備資源和制定各種計劃，執行階段是監督和指導項目的實施、完善各種計劃并最終完成項目的目標，而結束階段是對項目進行總結及各種善后工作。
　　那么，項目管理方法和項目實施方法的關系是什么呢?簡單的說，項目管理方法是為項目實施方法得到有效執行提供保障的。如果站在生命周期的角度看，項目實施的生命周期則是在項目管理的起始階段和執行階段，至于項目實施生命周期中的階段分布是如何對應項目管理的這兩個階段，則視不同項目實施方法而不同。
　　項目管理方法和項目實施方法對項目的成功都是有重要意義的，兩者是相輔相成的，就如管理人員和業務技術人員對于企業經營的意義一樣。從IT企業的角度看，任何一個IT企業如果要生產高質量的軟件產品或者提供高質量的服務，都應該對自身的項目業務流程進行必要的分析和總結，并逐步歸納出自己的項目管理方法及項目實施方法，其中項目實施方法尤其重要，因為大部分企業都有自己的核心業務范圍，其項目實施方法會比較單一，在這種情況下，項目管理方法可能會弱化，而項目實施方法會得到強化，兩者會較緊密的結合在一起。只有總結出并貫徹實施符合企業自身業務的方法，項目的成功才不會嚴重依賴于某個人。在某種程度上，項目管理方法和項目實施方法也是企業文化的一部分。
       從客戶的角度看，如果希望得到有保障的產品或服務，那就既需要關注提供產品或服務的企業是否有恰當的項目管理方法和項目實施方法，也必須尊重該企業的方法。(項目管理者聯盟)
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