探析現代項目管理中的溝通問題及對策

現代社會離不開項目，成千上萬個項目構成日益發展的各行各業。項目溝通管理就是要保證項目信息及時、正確的提取、收集、傳播、存儲以及最終進行處 置，保證項目團隊內部的信息暢通。對于項目來說，要科學的組織、指揮、協調和控制項目的實施過程，就必須進行信息溝通。沒有良好的信息溝通，對項目的發展 和人際關系的改善，都會存在著制約作用。
　　一、現代項目管理的特征及存在的溝通問題
　　80年代之后項目管理進入現代項目管理階段，隨著全球競爭的日益加劇，項目活動的日益擴大和更為復雜，特別是進入90年代以后，隨著信息系統工 程、網絡工程、軟件工程、大型建設工程以及高科技項目開發等項目管理新領域的出現，促使項目管理在理論和方法等方面不斷地發展和現代化，這使得現代項目管 理在這一階段獲得了快速的發展和長足的進步，同時，也使得項目管理具有了新的特征，從而對溝通管理提出了新的要求。
　　(一)現代項目管理的特征
　　項目管理與傳統的部門管理相比，最大的特點是注重綜合性管理，并且項目管理有嚴格的時間限制。項目組織也具有特殊性，首先，項目管理的組織是臨 時性。項目的組織是為項目的建設服務的，項目終結了，其組織的使命也就完成了。其次，項目的組織強調其協調控制功能。而現代項目管理除了具有原有一次性、 獨特性等特征外，又具有了很多新的特征，這些特征對溝通管理提出了更高的要求。
　　1.服務規模越來越大，內容越來越復雜
　　現代項目的發展，項目日益呈現出復雜性，現在要完成一個項目，往往需要各方面的人才，怎樣順利召集各種人才及保證他們的合作，是需要良好的溝通合作為前提的。從事項目的團隊是臨時的，成員之間彼此都是不熟悉的，如果不進行良好的溝通，就會引起沖突、影響工作。
　　2.軟件項目日益增多
　　在現代項目中，軟件項目所占的比例有了很大提高，軟件項目管理，最核心最基本的問題，是人的管理問題，而對人進行管理溝通必不可少。軟件項目的 實施需要多種人才參與其中，這些項目的成員來自不同的領域，軟件開發中需求管理的溝通方式影響到需求基線的準確性，需要良好的溝通才能保證項目的高效完 成。
　　3.現代信息技術發展的影響
　　電腦、通信技術、互聯網，以及電子商務所帶來的變革對項目組織內的個人、業務流程、顧客、利用外部資源等各個方面都產生了深刻的影響。在組織規 劃中必須考慮如何通過這些技術利用外部資源，必須考慮建立“虛擬”班子的可能性，考慮因項目班子更加分散而造成的項目組織的溝通問題。
　　(二)現代項目管理中存在的溝通問題
　　信息的發送者希望接受者能夠準確無誤的接受到全部信息，進而實現有效的溝通。但在實際的溝通中，有許多因素導致信息的失真，從而影響溝通的有效性，嚴重時會對項目產生非常嚴重的后果。現代項目溝通管理存在以下問題：
　　1.對溝通重視不夠。片面強調項目工作的專業化，把任務、職責、權限分的很清楚，忽視人員和各個部門之間的溝通、協調和綜合。較注重各個部門的高效率，而忽視整個系統的高效率這一主要目標。
　　2.不能充分發揮溝通的作用。管理方法上強調指揮、命令、控制和匯報，片面要求要有文件的傳遞形式予以保證，而不是用信息流把各管理層次和不同的職能部門溝通起來，使物質流與信息流保持一致和同步，來保證信息的準確性和及時性。
       3.項目團隊溝通方式缺乏經驗。在項目會議以及日常項目管理過程中，很多溝通方式顯得粗暴而專斷，部門主管間溝通不暢，有時雖然滿足了溝通要求，但 并沒有真正解決項目中存在的溝通問題。有效的項目團隊應建立開放、坦誠而又及時的溝通，包括交流信息、想法、感情，要在成員當中彼此做出建設性的反饋。項 目中的人力資源管理的復雜性就在于項目組成員對部門經理和項目經理具有雙重報告關系，而這種關系的有效管理是項目成功的重要因素之一。
　　4.有效溝通不足。項目管理過程中經常出現這樣的現象：客戶在檢查項目階段成果時，指出曾經要求的某個產品特性并沒有包含在其中，客戶認為已以 口頭的方式反映給了項目組的成員，而項目經理卻一無所知;或者程序員在設計評審時描述了其所負責的模塊構架，然而軟件開發出來后，卻發現與客戶所理解的結 構大相徑庭。
　　5.溝通成本過大，溝通可以通過交換信息來拓寬思路和統一認識，其作用巨大。但與此同時，溝通要付出兩方面的成本：一是溝通所花費的時間和精 力，二是溝通過程中信息的失真和損失。當信息被兩個人相互傳遞的時候，所花費時間和精力的成本，以及信息的失真和損失成本取決于兩個人的表達能力、理解能 力、觀點和思維的一致性，以及達成一致的意愿強烈程度等多種因素。值得注意的是，在很多情況下，即使是兩個同樣具有很強的表達和理解能力的人，他們進行溝 通要達成一致所需要花費的溝通成本是巨大的，而且很可能是沉沒成本。
　　二、解決溝通問題的對策及建議
　　項目工作過程中更多是靠軟性的溝通和協商來解決問題，提高效率，順利完成項目目標。溝通是人與人之間交流的方式，在項目中，我們極力提倡主動溝 通，尤其是當已經明確了必須要去溝通的時候。在項目中，很多人也知道去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問題也層出不窮。針對現代項目管 理特征，本文提出了以下建議：
　　1.明確項目經理在溝通中的職責
　　項目經理應確保全部工作在預算范圍內按時優質的完成，從而使客戶滿意。項目經理的基本職責是領導項目的計劃、組織和控制工作，以實現項目目標。 由于項目在整個壽命周期中存在各種各樣的沖突，項目經理的溝通能力成為解決沖突的關鍵。項目經理是項目的促成者，其大部分精力都應花在溝通管理上，這包括 與企業高層管理人員的溝通，與外部顧客的溝通，與職能部門經理的溝通以及與項目組成員的溝通。
　　在組織一個項目團隊時，項目經理應該按日程定期舉行項目工作情況總結會議，要求所有項目團隊成員對他們的工作情況進行簡要總結，鼓勵積極參與，并提出問題，而且項目經理應保證各種溝通機制的健康運行。因此無論建立什么樣的溝通機制，項目經理都要在其中起到領導的作用。
　　2.保持暢通的溝通渠道
　　溝通看似簡單，實際很復雜。這種復雜性表現在很多方面，比如說，當溝通的人數增加時，溝通渠道急劇增加，給相互溝通帶來困難。典型的問題是“過 濾”，也就是信息丟失。產生過濾的原因很多，比如語言、文化、語義、知識、信息內容、道德規范、名譽、權利、組織狀態等等，經常碰到是由于工作背景不同而 在溝通過程中對某一問題的理解產生差異。
　　想要最大程度的保障溝通順暢，就要建立機制如有效的反饋機制使信息在媒介中傳播時盡力避免各種各樣的干擾，使得信息在傳遞中保持原始狀態。信息發送出去并接收到之后，雙方必須對理解情況做檢查和反饋，確保溝通的正確性。
　　如果結合項目，那么項目經理在溝通管理計劃中應該根據項目的實際明確雙方認可的溝通渠道，比如與用戶之間通過正式的報告溝通，與項目成員之間通 過電子郵件溝通;任何溝通都要保證到位，沒有偏差，并且定期檢查項目溝通情況，不斷加以調整。這樣順暢、有效的溝通就不再是一個難題。
　　3. 充分利用網絡技術
　　如何實現項目管理中信息共享和提高溝通效率，是項目管理面臨的一個迫切問題。網絡技術的發展與成熟帶來了信息革命，連通了一個個“信息孤島”， 使信息低成本地存儲、方便地使用和修改、突破了地域、時間和范圍的限制，國際上已出現了虛擬項目環境和日不落辦公，形成了一種新型的管理模式。網上信息溝 通可以最大化地實現項目管理中對于遠程信息傳遞與共享和項目遠程跟蹤控制的要求，提高項目溝通效率。利用網絡技術的優點如下：
　　(1)減少信息壁壘。充分利用網絡的優勢，使項目干系人不受地域限制，通過客戶機或瀏覽器就能訪問到他所需要的數據，使得信息和硬件資源趨于共享。
       (2)信息資源統一。借助互聯網可以實現統一的信息在項目組成員間傳輸，協調和管理，不存在因數據來源不同，信息版本差異造成對項目把握的偏差。
　　(3)降低溝通成本。項目組織選擇網絡化的項目管理系統，借助互聯網，溝通成本大大降低。
　　(4)提高工作積極性。借助網絡，實現項目進程的實時跟蹤、管理、控制和評價。管理者管理和駕馭項目的能力可以最大程度得到發揮，提高工作積極性。
　　(5)提高項目運作透明度。項目從立項到收尾，每個動作、每個演變都能被有效地記錄在日志文件上，以供分析和追溯，確保項目組織良好的運轉。另外，從目前國內外項目管理軟件都開始由單機版向網絡版升級這一趨勢，也可看出項目管理發展的方向。
　　4.建立有效的反饋機制
　　將項目管理的信息正確傳達到相應的人員，是相當重要并有一定困難的，經常發生的情況是信息發送人覺得自己把信息正確傳達了，但實際卻是信息沒有 傳達到或是被錯誤的理解了。溝通是雙向的，必須保證信息被接收者接到。所有的溝通方式，必須有反饋機制。在溝通管理中對較重要的通知、變更等信息要求進行 二次表述。這種表述是在接收方確認自己理解了的同時再去細化或轉敘，而不是復述。說得直白些，就是要求信息接收方說明具體明白了哪些，打算如何去做，并把 相關的想法或欲采取的措施傳給發送者，讓發送者進行確認。
　　以上的四個建議可以根據個別項目的特征組成一個溝通機制，其中項目經理是核心，溝通渠道和網絡技術代表了溝通的手段，反饋機制是保證。當然手段和保證應該根據項目的特征進行選擇，溝通渠道的建立和網絡技術的應用只是在現代項目管理中比較重要的兩個方面。
　　溝通是項目團隊高效工作的基礎，現代項目管理中更加需要溝通，科技的發展帶來了許多新的溝通手段，有效的利用這些溝通手段并結合個別項目的特征建立項目經理領導下的溝通機制將有利于項目團隊高效準時的完成工作。 (項目管理者聯盟)
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