企業建立PMO的三個階段

PMO即項目管理辦公室，是項目型企業中管理和協調項目的機構。我國目前的軟件企業，以中小型企業居多，而這些企業中，又以項目型企業居多。何謂中小型企業是指50人以上，300人以下的以軟件或系統集成為主業的企業。中小型企業是最需要提高項目管理水平的，而往往這類型的企業，又是最缺乏項目管理的。那么，如何建立企業自身合適的PMO呢?以下是筆者的工作總結供大家分享。
　　第一階段，提出概念，成立組織
　　萬事開頭難，很多組織結構的改革由于面臨著權力的重新分配而困難重重。如果我們一開始就要建立一個全面管理項目的PMO，恐怕會遭到大家的一致反對。而且也沒有那么多的合格的項目經理來讓大家信服。所以，應該低調開始，提出建立PMO的概念，把PMO建立起來再說。此時的PMO，不干涉任何項目，也不需要增加人員，而使用現有人員兼職。這樣，阻力會非常小，那此時的PMO，又有什么用呢?
　　首先，PMO統一大家的對外文檔模版，下發給各部門，所有的對外文檔，在交付客戶的同時，都要由PMO存底備份，這樣，會對以后規范項目流程打下堅實的基礎。
　　其次，組織培訓，財務比較寬松的公司，可以請專業的講師對目前實際擔任項目經理工作的人員進行培訓，財務相對緊張的公司，可以找本企業項目管理實際經驗豐富，理論也較強的員工對其他人進行培訓，這樣，可以提高全體的項目管理水平，同時，為PMO下一步發展在思想上鋪平道路。
　　再次，核算項目成本，注意，此時僅僅是核算，而不是對項目進行考核，對項目考核可能每個公司都有考核方案，不要隨便改變，這里，僅僅是對項目真正的成本和收益進行核算，總結出核算辦法。
　　通過這個階段的PMO運作，至少可以產生幾個方面的影響，文檔齊全并且不怕人走把知識也帶走，大家的項目管理水平有了提高，總經理能夠了解到項目的成本和效益。
　　這階段的PMO，經理最好由總經理或總工擔任，人員可以抽調原有的行政人員負責文檔收發、保存等工作，抽調項目管理水平較高的人員進行模版制作，培訓，成本核算等工作。此時，PMO雖然已是正式機構，但沒有正式人員，也無所謂辦公場所，條件簡陋，但可以讓大家感覺到他對公司的項目起到了一定的作用。容易獲得大家的支持和認可。有些規模較小的公司做到這一步其實就可以了。
　　第二階段，建立項目管理流程，監控及輔助項目進行
　　有了第一階段的基礎，PMO就可以進入第二階段。這時，應該建立相應的辦公場所，固定部分辦公人員，由于中小型企業中熟悉項目管理的人員較少，而且往往都擔任著重要職務，例如技術部經理或市場部經理等，或者在管理著比較重要的項目，所以，此時不能將他們變為PMO的固定人員，而應該讓他們繼續兼職但實際是PMO的核心人員。
　　在這一階段，PMO的主要職能包括以下幾個方面：
　　1、規范項目管理的流程，在總結眾多項目的基礎上，提出適合自己公司的項目管理流程，下發給各部門，但此時，不一定要求強制執行。二是讓大家參考流程進行項目管理，同時提出問題及意見。由于文檔模版是按流程設置的，所以，在執行過程中，不會與流程有太大的偏差，但同時又有靈活性，便于修改。
　　2、項目管理工具培訓，挑選適合企業的項目管理軟件，培訓各項目經理，讓他們能夠使用該軟件。可以從單機版過渡到網絡版，例如，Project2003，可以首先讓項目經理們學會單機版的使用，隨著使用的普及，逐步過渡到全員使用網絡版。
　　3、項目過程監控，此時只監控，不管理，通過工具軟件的使用，PMO可以監控到項目管理的細節，但此時，更多的是監控項目進展，隨時核算項目成本，PMO并不參與項目過程的管理。在監控過程中，總結經驗，修改項目管理的流程。項目管理者聯盟
       4、輔助項目經理，提出建議。讓項目經理有更好的時間、成本、質量意識。
　　通過這一階段的實施，企業或從項目管理的混亂中逐步擺脫出來，尤其是作為高層，可以隨時掌握每一個項目的進展情況。作為項目經理，開始有進度控制、成本控制等意識，管理水平會有明顯提高。
　　很多企業得PMO到這個階段就可以了，要根據自己企業的情況進行判斷。
　　第三階段，協調管理各項目，管理項目經理
　　該階段，PMO主要有幾下職能：
　　1、針對項目選派項目經理，由項目經理對項目總負責，可以有效地避免各部門推諉，扯皮等現象。而且，由于項目經理相對專業，可是使項目質量提高。
　　2、控制項目進度，項目經理直接向PMO經理匯報。
　　3、根據公司的戰略協調各項目的資源。
　　這一階段是中小企業PMO相對較高的階段，我認為，大多數中小企業到達這一階段后，就可以實現比較良好的項目管理。此時，PMO應該成為企業中比較重要的部門，對項目管理具有實際的權限。應該設置真正的項目經理職位，授予通過前兩個階段，確實對項目管理有一定認識，并且可以實際進行運用的員工。通過職位的正式任命，可以使他們成為PMO的真正員工，而原部門的工作成為兼職。 (項目管理者聯盟)
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